Doküman yönetim sistemleri; elektronik ortamda dokümanların oluşturulması , versiyonlanması , izlenilmesi , dağıtılması ve erişilmesi gibi süreçleri minimize eden bize ve çalıştığımız kuruma tasarruflar sağlayan sistemler bütünüdür.

Diğer bir ifade tarzıyla; doküman yönetim sistemleri, büyük kurumların iş süreçlerini kısaltmak ve istenilen dokümanlara her yerden erişebilmek için kullandıkları komplike bir sistem olarak tanımlanabilir.

Türkiye’de de birçok büyük kurum Doküman Yönetim Sistemleri (DYS)’nin ne kadar önemli olduğunu son zamanlarda görmüşler ve bu konu yatırımlar yapmaya başlamışlardır.

Bakanlığımız Bilgi İşlem Daire Başkanlığının DYS´yi Yaygınlaştırma Çalışmaları kapsamında; Gümüşhacıköy İlçe Milli Eğitim Müdürlüğüne bağlı Okul/Kurumlarda gören yapan yöneticiler ve memurlara yönelik DYS kullanım kursu Şef Murat ÇENGEL ve Fatih Projesi İlçe Koordinatörü Veli KURTCU tarafından verildi.

• DYS (Doküman Yönetim Sistemleri )kullanımı ile;

Tüm dokümanlarin tek bir yerde saklanılması ve buradan erişilmesi.

• Milyonlarca müşterimiz var ve bu müşterilerin kendi belgeleri, kredi başvuruları, kredi kartı başvuruları gibi belgeleriniz var. Kısacası çok fazla dokümanın olduğu bir sistemdeyiz, tabiki dokümanlarınızı tek bir yerde saklamak çok daha mantıklı ve akıllıca olacaktır.

Oluşturulan fiziki arşivlerin çok yüksek maliyetleri

• Milyonlarca dokümanınızı fizik arşivlerde tabiki saklayacaksınız ama bu arşivlerden dökümanlarınızı her seferinde gidip bulmanız asla düşünülemez ve asla kurumsal bir mimari geliştiremezsiniz bununla ilgili olarak, bundan dolayı özellikle DYS size yönetimsel olarak çok yardımcı olacaktır.

Sürekli kopya oluşturularak çoğaltılan dokümanların karışıklıklara sebep olması ve bunun getirdiği riskler

• Dokümanlarınızın devamlı devamlı fotokopilerle çoğaltıldığını düşünürseniz sizin masanızda bile boyunuzca doküman olacaktır ve bunlarla başa çıkabilmeniz hem çok zor hemde çok fazla zamanınızı alacaktır.

Fiziksel dokümanlara bağlı olmanın getirdiği kısıtlar.

• Çok güzel bir örnekle açıklayalım: müşteriniz kredi başvurusu yaptı ve bazı dokümanlari size getirdi , şube olarak işlemleri yaptınız ve süreci genel müdürlük tamamlayacaktı ve genel müdürlüğe sevk ettiniz. Burda DYS ‘niz yoksa dokümanlari genel müdürlüğünüzün görmesini nasıl sağlayacaksınız? Kargo ile sanırım çok komik bir cevap olur J

Diğer sistemlerle yapılan entegrasyonlar sonucu iş süreçlerinin fiziksel dokümanlardan bağımsız hale getirilmesi

• Müşterilerinizin , kredi bilgilerinizin, çeklerinizin hatta kredi kartı başvurularınızın görüntülerini sistemlerinizle DYS’i entegre ederek çok daha kolay ve hızlı şekilde görebilirsiniz.

Fotokopi fax gibi maliyetlerin düşürülmesi

• DYS ile dokümanları anında görebilecek ve fotokopi , fax gibi işlem maliyetlerinizi düşüreceksiniz.

İş süreçlerinin hızlandılması

• Kredi , kredi kartı gibi yaptığınız başvurularda istenen dokümanları DYS sistemine girerek fiziksel evrak taşınmasını en aza indirecek ve zaman kaybının önüne geçebileceksiniz.

Arşivleme ve dokümanların yönetim maliyetlerinin düşürülmesi

• Fiziksel arşivlerinizle olan zaman kayıplarınızı ve arşiv için uyguladığınız yönetim politikanızı değitirerek maliyetlerinizi daha da düşüreceksiniz.

DYS KULLANIM KLAVUZU İÇİN TIKLAYINIZ